7.5 形成文件的信息
7.5.1 总则
组织的质量管理体系应包括:
a) 本标准要求的形成文件的信息;
b) 组织确定的为确保质量管理体系有效性所需的形成文件的信息;
注:对于不同组织,质量管理体系形成文件的信息的多少与详略程度可以不同,取决于:
——组织的规模,以及活动、过程、产品和服务的类型;
——过程的复杂程度及其相互作用;
——人员的能力。
7.5.2 创建和更新
在创建和更新形成文件的信息时,组织应确保适当的:
a)标识和说明(如:标题、日期、作者、索引编号等);
b) 格式(如:语言、软件版本、图示)和媒介(如:纸质、电子格式);
c) 评审和批准,以确保适宜性和充分性。 注:批准意味着针对不同类型成文信息,应按组织确定的要求识别相应授权人员和批准方法。
7.5.3 形成文件的信息的控制
7.5.3.1 应控制质量管理体系和本标准所要求的形成文件的信息,以确保:
a)无论何时何处需要这些信息,均可获得并适用;
b)予以妥善保护(如:防止失密、不当使用或不完整)。
7.5.3.2 为控制形成文件的信息,适用时,组织应关注下列活动:
a)分发、访问、检索和使用;
b)存储和防护,包括保持可读性;
c)变更控制(比如版本控制);
d)保留和处置。
7.5.3.3 文件化的信息检索时间表-补充要求
组织应确保在通知后 3 个工作日内向顾客、顾客的顾客和/或监管机构提供评审所需的文件化信息(数据)。
如果是现场访问,应在 24 小时内提供实际的文件化信息(数据),除非所需的文件化信息(数据)位于现场之外,那么组织需要尽一切努力尽快检索数据,但不迟于 3 个工作日。向客户交付文件化信息(数据)等,并不会使组织从本协议中对该文件化信息(数据)的任何要求中解脱出来,除非客户以书面形式同意,等等。
7.5.3.4 组织负责的设计和开发输出的文件化信息发生损坏或活动终止后,应立即通知顾客,并进行书面确认。
7.5.3.5 文件化信息的保存期-补充要求
除非顾客另有规定,形成文件的信息应从制造日期起按表 8 规定的时间期限保留。
如果合同是有效的,所有文件化的信息应予以保留。 如果合同已经结束,则文件化的信息(数据)将根据 保存期限的要求进行处理。 有关此要求的问题,请联系指定的客户质量代表。